ظهرت المحاسبة الإلكترونية مع ظهور الإنترنت، حيث بدأت الشركات في التحول إلى برامج المحاسبة الإلكترونية وقواعد البيانات عبر الإنترنت. حيث تسمح قواعد البيانات بالحفاظ على الحسابات عبر الإنترنت، مما يسمح للمستخدمين بالوصول إليها بسهولة دون إنفاق المال أو الجهد.
مفهوم المحاسبة الإلكترونية:
يوفر جميع خدمات المحاسبة التقليدية ولكن عبر الإنترنت، ويتم تسجيل المعاملات في قاعدة بيانات، يمكن الوصول إليها من مختلف الأجهزة المتصلة بالإنترنت، مثل الهواتف المحمولة والتي يمكنها المساعدة في تقليل الوقت والوقت الذي يقضيه في زيارة خدمات المحاسبة التقليدية.
مفهوم المحاسبة التقليدية:
هي نظام المحاسبة الورقية، حيث يتم استخدام سجلات المجلات ودفاتر الحسابات لتخزين المعاملات المالية للمؤسسة وتصنيفها وتحليلها. وهذه عملية تستغرق وقتًا طويلًا ولن تكتمل بسرعة. واحتمال حدوث خطأ بشري في تسجيل البيانات مرتفع في المحاسبة اليدوية، مما يتطلب من الموظفين القيام بمثل هذا العمل.
الفرق بين المحاسبة الإلكترونية والمحاسبة اليدوية:
المحاسبة اليدوية:
- السمة الأساسية هي تسجيل الصفقات المالية في سجلات اليومية والأستاذ الورقية.
- تتم عملية التسجيل يدويًا.
- تتم عملية الترحيل بشكل يدوي مما يؤدي إلى التأخير في الوقت وظهور الأخطاء.
- إمكانية ظهور الأخطاء المتعمدة وبشكل واسع وذلك بسبب أن عملية الإدخال والترحيل تتم يدويًا.
- تعتبر الوثائق المادية أكثر أمانًا ومصداقية، حيث إن إمكانية تزويرها صعب للغاية.
- يتم الاحتفاظ بسجلات الحسابات والوثائق التي تثبت الصفقات المالية لفترة معينة، ومن ثم يتم أرشفتها بشكل مادي وتبقى محفوظة لحين الطلب.
- توفر الخبرات والمهارات المحاسبية وكيفية التعامل مع الصفقات التجارية والإجراءات المحاسبية.
اقرأ أيضًا: الفوترة الإلكترونية.. تعرف على أفضل 4 برامج لها
المحاسبة الإلكترونية:
- السمة الأساسية هي تسجيل الصفقات المالية على بيئة ممغنطة يطلق عليها سجل الحسابات الإلكترونية.
- تتم عملية التسجيل باستخدام مداخل إلكترونية مثل تقنية Barcode.
- تتم عمليات الترحيل بشكل ألي وبسرعة فائقة وبنسبة صفرية من الأخطاء.
- انعدام الأخطاء المتعمدة وذلك لقلة الاحتكاك البشري بعملية الإدخال والترحيل.
- الحاجة إلى متطلبات للحفاظ على مصداقية الوثائق الإلكترونية.
- يتم الاحتفاظ بسجلات الحسابات والوثائق التي تثبت الصفقات المالية ضمن البيئة الإلكترونية بشكل دائم
- توفر الخبرات التقنية للعمل علي أجهزة الحاسوب والتعامل مع البرامج والتطبيقات المحاسبية بالإضافة الى الخبرة المحاسبية.
فوائد المحاسبة اليدوية:
لا يزال الكثير من الناس يفضلون العمل على أجهزة الكمبيوتر باستخدام القلم والورق. تعد أنظمة المحاسبة اليدوية من أبسط أنواع مسك الدفاتر ويمكن أن تعمل حتى في حالة انقطاع التيار الكهربائي. تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لأنظمة المحاسبة اليدوية في أنها أقل تكلفة بكثير من أنظمة المحاسبة المحوسبة وتتطلب دفاتر ملاحظات ورقية ومجلات وأقلام رصاص.
ميزة أخرى لاستخدام هذا النظام هي أنه لا توجد إمكانية تلف البيانات أو الازدواجية التي يمكن أن تحدث مع برامج المحاسبة المحوسبة. تتطلب أنظمة المحاسبة اليدوية ملفًا واحدًا ودفتر أستاذ لكل حساب يتم استخدامه.
اقرأ أيضًا: كيف تصبح محاسب ناجح 2022
فوائد المحاسبة الإلكترونية:
أتمتة (Automation):
نظرًا لأن العالم يشهد تطورًا ملحوظًا، يتم تحويل جميع المعلومات والبيانات الورقية إلى معلومات وأنظمة إلكترونية.
سهولة الوصول إلى البيانات:
تساعد المحاسبة الإلكترونية بتسهيل الوصول الى البيانات، كما يمكن الوصول إلى جميع المعلومات بسهولة بنقرة زر واحدة.
دقة العمل:
برامج المحاسبة الإلكترونية عالية الدقة، لذلك تتيح لنا هذه الدقة استكمال العمليات المحاسبية دون أخطاء، وتسهيل تقديم الخدمات والمحاسبين وسرعة العمل، وإصدار البيانات والتقارير والتحليل المالي في وقت أقل.
الموثوقية:
يعد برنامج المحاسبة أكثر ذكاءً وموثوقية من العمل اليدوي، بالإضافة إلى كونه جاهزًا للعمل في أي وقت. انخفاض التكاليف يمكن لكل شركة اختيار نظام محاسبة يناسب قدراتها المالية، واستخدام نظام محوسب يوفر الكثير من الأموال التي تنفق على تخزين البيانات وكيفية الوصول إليها.
الأمان:
ينصح بالتعامل مع نظام محاسبة إلكتروني لأصحاب الأعمال والمحاسبين وطالبي الخدمة، حيث يتم تخزين البيانات المالية والمحاسبية على الموقع الإلكتروني، بالإضافة إلى وجود نسخ احتياطية من هذه البيانات على النحو الذي يحدده صاحب البيانات. وتوفير الأمن للمستخدمين، ومن لديه حق الوصول للمزيد من الأمان. وتحتاج شركات توسيع نطاق الأعمال إلى نظام محاسبة إلكتروني يتناسب مع أعمالها، ومع نمو أعمالهم يمكنهم البدء في توسيع نظام المحاسبة الخاص بهم.
أنواع البرامج المحاسبية:
وفقًا لنوع العمل تنقسم أنظمة المحاسبة إلى أربع فئات:
- نظام الفواتير.
- إدارة الرواتب.
- خطة الموارد الإدارية.
- نظام إدارة الوقت والمصروفات.
نظرًا لأن الشركات المتنامية اليوم تحتاج إلى التكيف مع عالم يتجه نحو العصر الرقمي، والذي يتضمن رقمنة كل جانب من جوانب العمل، لذلك تميل العديد من الشركات إلى استخدام برامج المحاسبة الإلكترونية التي تساعد في تسهيل معاملاتها المحاسبية. إذا كنت ترغب في إتمام معاملات الشركة المالية في أقصر وقت وبأقل قدر من الجهد، جرب المحاسبة الإلكترونية.
كتبت: مي عبد الحفيظ.